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ISO 認證 Q&A:電子化文件該如何符合 ISO 9001 進行改版與重新發行?

by Leadership Editors | 發佈於 Nov 30, -0001
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一位負責公司 ISO 9001︰2008 品質管理系統的承辦人員問到︰「公司使用電子化文管系統,是否可以節省時間,直接把舊版文件覆蓋檔名,而跳過廢止、重新發行的程序呢?」領導力企管回答︰不行。依據 ISO 9001 條文 4.2.3,為確保在使用場所備妥適用文件之相關版本,及防止失效文件被誤用,且若此等文件為任何目的而保留時,應予以適當的鑑別。從上述條文來看,舊版名稱文件就必須廢止,並核發正確名稱的文件。這是 ISO 9001 條文為了確保現行引用的文件是正確無誤;即便只是文件名稱的不同而已,也必須廢除。我們都了解早期公司行號文件大多用紙本發行、抽換以及回收程序。因此文件編號與文件名稱直到整份文件廢止前都不能修改,目的是讓文件一致性,並且防範版本混亂而誤用,即便該文件名稱只有增/減一個字,仍需廢止再重新制定發行。然而,如今許多公司將文件管制導入電子系統,所發佈的文件皆是最新版本,舊版本在系統上是不會出現。目前最常遇到的問題就是電子系統已無法瀏覽舊版本文件,若僅只是稍改文件名稱而內容100%都一樣,也不可以直接蓋掉檔名。必須廢止後再重新發行。而在實務運作上,在舊文件廢止之前,可以先將系統內及使用文件先以舊名稱去執行和管制。待後續如有需修訂內文,在執行制修廢的動作。

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