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領導力企管 X 凱鈿行動科技:ISO 標準與電子簽核高效解決方案

發佈於 Jul 10, 2020
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領導力企管 X 凱鈿行動科技:ISO 標準與電子簽核高效解決方案

導入 ISO 9001 需要幾份文件?

「公司想做 ISO 9001,但文件好繁瑣,可不可以不要那麼多程序書?」

許多客戶一想到導入 ISO,就為文件建置與程序簽核而感到頭痛。常見客戶問到:「導入ISO 9001需要幾份程序書?」、「一份程序書是否能涵蓋多個流程?」,但這些問題其實沒有一定的答案。

不同組織的品質管理系統文件,其文件化資訊程度的高低取決於以下的條件:

  • 組織的規模及其活動、流程、產品和服務的類型
  • 流程的複雜度及其相互關係
  • 人員的能力

建置品質管理系統的第一步?

在建置品質管理系統的初期,應跳脫「需要幾份程序書」、「一份程序書是否能涵蓋多個流程」等見樹不見林的思維。

企業應該先:

  • 檢視、盤點公司內部現有流程
  • 釐清各流程所屬權責單位
  • 配合各權責部門,討論 ISO 整體程序文件規劃與架構

如此一來,不論是稽核缺失或因流程缺失產生客訴時,都能「當責且有效」推動改善方案,回到品質管理系統的導入初衷。

如何讓品管作業更流暢?

為兼顧 ISO 9001 品質管理與順暢的作業流程,領導力企管建議:

  • 應以現有流程去確立權責單位與建置程序書,而非以程序書角度要求原有流程配合。
  • 不適當或過度簡化的程序書將導致缺失改善效果低落、 品質管理系統執行成效不彰。
  • 若傳統程序書簽署作業較為繁雜,可導入 線上電子簽署服務、加速流程進行及控管。

使用數位電子簽署好處多!

過度的管理制度反而會使作業流程變得更加繁瑣、落入作繭自縛的窘境。領導力企管為客戶尋找解決方案,即是導入:電子簽署服務、優化文件簽署流程,讓不適宜省略的程序書轉換為「數位化文件簽署流程」等,將可帶來以下好處:

  1. 降低紙本作業風險 (如紙本遺失、毀損)
  2. 提升作業效率 (遠端工作者可即時簽署)
  3. 便於追蹤流程進度
  4. 節省紙張用量,提升環保績效
  5. 確保文件簽署完整性、資料驗證安全性
  6. 輕鬆管理多人團隊,確保團隊運作順利無阻

領導力企管x凱鈿行動科技,讓您輕鬆導入 ISO 9001

凱鈿行動科技 (Kdan Mobile) 的點點簽 DottedSign 是一款雲端電子簽名解決方案,適用於忙碌的商務人士、新創及中小企業,其服務橫跨網頁與行動裝置,讓工作流程不受地點或時間限制而中斷,方便完成個人及多方文件簽署。運用點點簽的視覺化追蹤條,可避免文件遺漏,輕鬆掌握繁雜的跑單流程進度,大幅節省人力溝通成本,點點簽亦具備身分安全密碼驗證、確保資料簽署安全性。

前述提及,企業導入的電子簽署服務已成為未來趨勢。為配合追求高效、便利、簡便、環保的市場需求,市面上已有多家業者推出服務,考量企業因建置 ISO 9001 而衍生出繁瑣的文件與程序簽署,不妨可靈活變通嘗試導入。

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▼ 下圖是領導力企管為凱鈿行動科技,導入 ISO 9001 品質管理系統上課

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